跟单员岗位信息
论外贸跟单岗位产生的必然性
发布时间:2006/5/8 19:00:00   阅读次数:14216
                (执笔:袁永友、操小敏2006年5月1日)
  我国加入WTO以来,对外贸易发展迅速,外贸跟单作为一种的新的岗位应运而生。作为对外贸易企业内部专业化分工的产物,外贸跟单岗位工作目标明确,任务具体,成为外贸业务工作不可分割的组成部分。外贸跟单岗位的出现不是偶然的,它是外贸企业内部管理结构有效调整,外贸经营管理规范化和科学化发展的产物。它的出现不但进一步划清了外贸企业各岗位的责任界限,而且充分调动了企业跟单人员的积极性和创造性,对提高对外贸易企业的管理水平和经营效率,避免外贸业务操作失误和风险具有重要的意义。
  首先,外贸跟单岗位的出现符合系统论的原理和要求。系统论认为,系统是由若干相互联系的基本要素构成的,它是具有确定的特性和功能的有机整体。系统中各要素不是孤立地存在着,每个要素在系统中都处于一定的位置上,起着特定的作用。要素之间相互关联,构成了一个不可分割的整体。由于世界上的具体系统是纷繁复杂的,必须按照一定的标准,将千差万别的系统分门别类,以便分析、研究和管理。如机械系统的主机、零件、配件的分工;行政系统的科、处、局、部、委的分工;军事系统的排、连、营、团、师、军的分工等,正是由于其层次性和关联性的存在才保证了这些系统的正常运作。
  从系统论的角度看,外贸业务的各个分工不是孤立的,是一个有方向性的动态过程。在生产性跟单中,生产企业的选择与原料的采购、工艺流程与技术、生产进度与质量监控、投入与产出;在业务性跟单中,“船、货、证、款”的平衡,装运、保险、报检、报关、结汇的操作与监控,都涉及到系统的层次性和有机联系。外贸跟单是外贸企业维护产品和服务的生产链和供应链的完整,反映外贸企业运行系统意志、促进外贸企业经营管理有序化,保证企业经营机制和风险防范机制有效运行的重要组成部分。在这个意义上可以说,外贸跟单岗位的产生是外贸企业为了取得最佳经济效益,对外贸合同履行进行系统化分工与管理的必然产物。
  系统论的基本原理要求系统中的各个环节的功能充分发挥,互相衔接,而不是彼此代替,最终保证整个系统的顺利运行。外贸跟单岗位的产生适应了外贸经营管理系统有机性的要求,与外销、货运、单证等工作岗位相区别,外贸跟单岗位既体现了本岗位的特性与规律,又体现了外贸经营管理系统的整体性和功能性。忽视外贸跟单的特性与地位,用别的岗位功能来替代跟单岗位的功能,势必造成外贸经营管理系统的破坏;而只强调外贸跟单的重要性,将外贸跟单功能孤立起来,忽略其他环节的功能,外贸经营管理系统同样难以有效运转。外贸跟单岗位的产生较好地解决了各业务环节层次性和关联性的关系。
  其次,外贸跟单岗位的出现符合控制论的原理和要求。控制论是研究各类系统的调节和控制规律的科学。控制论通过对系统运动规律的认识,能动地运用有关的信息并施加控制作用以影响系统运行行为,使之达到人类预定的目标。任何事物都有其既定的发展趋势或偏离正常发展的趋势,控制论的关键之处就在于其能够控制事物的这种发展趋势,使其得到延缓或加速,以达到预期的目标,满足人类的决策和需求。外贸跟单功能与国内贸易跟单功能相比,其涉外性、复杂性和风险性的特点更为突出,因为任何一份合同的履行都涉及到两个或两个以上的国家或地区,涉及众多的环节;产品质量要求、技术标准和法律体系复杂;市场波动、行情变化、外汇风险等不测风云时常出现。尽管从形式上看,外贸跟单的任务是落实合同或信用证条款、对生产安排、组织货源、质量管理、报关报验、装运结汇等过程进行全程监控,但从性质上看,外贸跟单的所有任务集中到一点,就是对业务进程中现实的或潜在的风险进行有效的控制。无论是前程跟单、中程跟单还是全程跟单,任何一个环节的问题处理不当均可能酿成风险或损失。跟单员不可能只是被动地执行合同条款,而要面对客观现实,主动地、积极地、迅速地解决可能产生的问题,规避业务进程中的各种风险。
  外贸企业的风险控制可分为高级风险控制——涉及企业长远利益和根本利益的风险控制;中级风险控制——涉及企业经营战略中的决策风险控制;初级风险控制——涉及企业业务工作效率的风险控制。三种风险可以相互影响和转化,其风险控制也不是固定不变的。一般来说,外贸跟单的风险控制主要是业务性风险控制。如:产品质量风险控制——及时发现和更换不符合合同条款规定的产品;交货期风险控制——为避免错过装运期督促生产企业按期交货;结汇风险——及时改变结算方式和更新不合格的业务单证等,但如果这些风险不能有效控制,或风险信息传播渠道受阻,就可能影响企业中级或高级风险的控制,导致企业丧失防范或规避风险的有利时机,进而破坏整个企业的风险防范机制。因此,外贸跟单岗位的出现将在外贸业务的基础环节上防止失误与漏洞,对外贸企业有效进行风险控制,保证风险防范机制的正常运行具有重要意义。
  第三,外贸跟单岗位的出现符合信息论的原理和要求。信息论是关于信息的本质和传输规律的科学的理论,是研究信息的计量、发送、传递、交换、接收和储存的一门新兴学科。人类的社会实践活动不仅需要对周围世界的情况有所了解和做出正确反应,而且还需要与周围的人群沟通关系才能协调地行动。这就是说,人类不仅时刻需要从自然界获得信息,而且人与人之间也需要进行通讯,交流信息。人类需要随时获取、传递、加工、利用信息,才能生存和发展。当今人类社会已进入了信息时代,善于利用信息、处理信息、利用信息转化、解决各种矛盾已成为认识事物复杂运动规律的一种科学方法。从信息论的角度看,外贸跟单工作就是在履行合同中充分利用各种有利条件和信息源,及时收集来自生产、物流、海关、商检、银行等各部门的信息,处理和化解各种矛盾或不利因素,对各个业务环节做好科学的统筹安排的过程。也就是说,在履行每一笔合同中,能够在物与物、人与人、人与物之间有效交流信息和处理信息是外贸跟单岗位的基本功能和任务。
  信息也是生产力,无论是维护发挥外贸企业经营管理系统的整体性和功能性,还是有效控制对外贸业务的各个环节可能出现的风险,信息的可获得性和可靠程度直接影响到企业的正确决策。从信息论的角度看,外贸企业经营和信息环境关系密切,信息不对称,随时可能出现企业决策失误。在外贸跟单业务中,跟单员始终处在生产和流通环节的前沿,掌握着第一手信息,其拥有信息量有时甚至超过上级决策者,因此在信息处理上具有独特的条件和作用:一是可以随时依据信息变化和本岗位的职责范围做出相应决策;二是将自己不能直接处理的信息传递给上级部门,供上级部门参考和做出决策;三是对上级和自己决策的效果进行检测、评价和反馈,从而在最大限度上避免决策失误和风险。随着国际市场需求的多样化、产品小批量化以及履约节奏的加快,外贸跟单员对信息的处理能力直接关系到企业的经济效益、服务品牌、信誉和形象。特别是在条件不确定的情况下,外贸合同的顺利完成往往来自于一项决策的成功,而一项成功的决策往往来源于跟单员对信息的正确把握与处理。“军事信息好比千军万马,经济信息犹如黄金万两”,信息交流与处理的重要性是不言而喻的。
  总之,根据系统论、控制论和信息论的原理对外贸跟单岗位进行分析,不难得出结论:外贸跟单岗位的出现是我国外贸企业在新的经营环境下,经营管理人才的重新分工和调整,也是外贸经营管理模式的创新,它适应了外贸企业管理的内在需求和外贸人力资源开发的新趋势,具有客观的必然性和可观的发展前景。在当前,由于经济发展的不平衡,不同外贸企业的经营管理环境和跟单员个体的差异,规范外贸跟单岗位,对其从业人员进行统一系统的专业培训不仅具有重要的理论依据,也具有重要的实践意义。


 
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